Un ERP no sólo sirve para contabilizar sino que también gestiona los procesos de negocio de una compañía hasta el extremo de que, en numerosas ocasiones, soporta el core de la administración del negocio. A partir de este punto, en muchas empresas un ERP va ligado a sistemas C.R.M. (Customer Relationship Management) que permiten desarrollar modelos de control, segmentación y fidelización de clientes, o a potentes sistemas de reporting que desembocan en scorecard o cuadros de mando integrales que son capaces de monitorizar el negocio desde la primera entrada del dato en el sistema. La última tendencia consiste en integrar con el E.R.P. módulos extendidos de Recursos Humanos que no sólo ayudan a controlar la plantilla existente sino que incluyen avanzados sistemas de gestión del desempeño y selección de personal.
En cualquier caso, tener un ERP no significa que éste gestione por sí sólo la tarea administrativa de una sociedad. Es sólo una herramienta que actúa en base a parametrizaciones específicas definidas por el usuario.
Es el caso de la contabilidad, la introducción de un asiento contable es el resultado de un estudio previo sobre qué conclusiones queremos obtener de la información que entra en el sistema y, tras ello, de una programación informática correcta. Por ejemplo, es necesaria la definición de cada una de las cuentas que intervienen en el asiento: si las cuentas son de balance o de ingresos y gastos; si cargan o abonan; si conllevan IVA o no; si pueden superar un determinado límite; o quién puede introducir este tipo de transacciones.
Una vez introducida la información, ésta queda disponible para el resto de los departamentos que la utilizarán para confeccionar los diferentes estados financieros o para emplearla en sus análisis.
Hasta tal extremo es potente un sistema de estas características que puede controlar distintas empresas o diferentes unidades de negocio haciendo informáticamente independientes las actividades de una u otra.
El desarrollo de las comunicaciones, del software y del ordenador personal dio lugar a una explosión de estos sistemas a finales de los 80 y tuvo como consecuencia el desarrollo de un importante número de estos programas. Cada gran multinacional vinculada al mundo de la asesoría financiera o empresarial desarrolló su ERP en base a su propio modelo administrativo y lo intentó exportar al resto de las compañías con mayor o menor éxito. Tras una fase de concentración en el sector y un nuevo avance en las comunicaciones, se ha dado paso en la actualidad a una importante concentración de productos y a una homogenización de estos modelos de administración de tal forma que los sistemas actuales parten de un esquema muy similar.
En estos momentos, los principales ERPs a nivel internacional son los desarrollados por las compañías SAP, ORACLE, PEOPLESOFT, JD EDWARDS y NAVISION (prácticamente la totalidad de las “Big 100” usan alguno de los mencionados).
Este software de administración requiere de una elevada inversión para su implantación, no sólo en licencias de uso sino en coste de consultoría ya que requiere un perfil especializado del desarrollador. También conlleva unos costes anuales de mantenimiento de licencias importantes ya que se repercuten las inversiones realizadas por la compañía propietaria del software en adaptaciones de la aplicación a la legislación de cada estado o al modelo de negocio. Asimismo, estas compañías continuamente innovan y ofrecen versiones mejoradas de sus propios productos. Se presta especial atención a la fidelización del cliente como medio de garantizar una relación futura duradera y estable.
Tampoco hay que pasar por alto los costes de formación de los usuarios de la herramienta y el impacto cultural que supone para éstos pasar de llevar la contabilidad a través de hojas de cálculo o de un pequeño programa a cambiar su operativa diaria. Muchas implantaciones de ERP han fracasado por una incorrecta motivación de los usuarios sobre las virtudes de la nueva herramienta.
No hay que perder de vista que, debido a la complejidad técnica de este tipo de herramientas, en algunas ocasiones las compañías que ha implementado un software de este tipo se han visto obligadas a crear un departamento de técnicos para su mantenimiento diario y los pequeños desarrollos a los que da lugar los cambios en la operativa del negocio.
En términos generales, la implementación de uno de estos sistemas para una empresa de tamaño medio puede estar entre 600.000 € y 1.000.000 €. Esta cifra se puede multiplicar por cinco para grandes empresas.
También existen paquetes de software intermedios diseñados para pequeñas y medianas empresas con un coste inferior en implementación y mantenimiento que cubren las necesidades esenciales de la compañía aunque no pueden evolucionar técnicamente de la misma forma que el software desarrollado por una de las grandes.
Desde esta perspectiva, es fácil evaluar el impacto de una elección errónea del ERP ya que supondría un importante desperdicio de tiempo y recursos. Por lo tanto, la selección de software de gestión ha de ir ligada a un exhaustivo análisis previo de las necesidades del negocio y de las características de cada una de las herramientas candidatas al ser el ERP de la compañía pues, normalmente, son estrictos paquetes que, aunque se adaptan a la operativa de la administración de los negocios internacionalmente aceptada, pueden no coincidir con los usos particulares de un negocio en concreto.
En este último caso, las compañías se ven obligadas ha realizar fuertes desembolsos para adaptar el software a su personal forma de “hacer las cosas”.
Estas consideraciones llevan a muchas compañías a desarrollar su propio software de gestión invirtiendo importantes recursos económicos en crear su propio E.R.P..
Debido a la importante inversión necesaria para acometer la puesta en marcha de una herramienta de estas características, se han realizado innumerables estudios que intentan explicar la rentabilidad de este tipo de aplicaciones, si bien es difícil calcular la tasa de retorno de estos proyectos ya que, aunque los costes directos están definidos y delimitados (acabamos de ver algunos de ellos), no ocurre lo mismo con los beneficios a los que da lugar. Éstos están más relacionados con el ahorro de costes (personal, disminución de la burocracia, eficiencia y rapidez) y el incremento de la productividad que con una cifra en la línea de ingresos de la cuenta de resultados.
Como conclusión, en la era actual un software de gestión adecuado al modelo de negocio constituye una ventaja comparativa de primer orden y esencial para facilitar la administración y control de la compañía. Sin embargo, aún quedan una serie de cuestiones abiertas que deben ser tenidas en cuenta antes de la implementación de una herramienta de este tipo.
La gestión de la administración de la empresa a través de un ERP:
- ¿Supone realmente una ventaja comparativa al centralizar, homogeneizar o unificar la administración de una compañía? O por el contrario, ¿ha de verse como un coste indispensable para ésta sin aportar más valor que el control de la información?
- ¿Se camina hacia un estándar de administración propuesta por este tipo de software de gestión? O bien, ¿debe pervivir la idea de que los sistemas se deben adaptar al negocio y no al contrario?
- ¿Puede medirse la rentabilidad de estas aplicaciones?
2005 ©Alfonso Pulido Velasco