“En la era actual un software de gestión adecuado al modelo de negocio constituye una ventaja comparativa de primer orden y esencial para facilitar la administración y control de la compañía.”
En un mundo altamente tecnificado con millares de transacciones diarias resulta imprescindible confiar en los sistemas informáticos para la correcta gestión de la compañía.
Entre otros elementos, los distintos software de gestión administran desde cobros, pagos, entradas en almacén o niveles de caja hasta pedidos pendientes de servir o los impuestos a pagar de tal manera que, si funcionan correctamente, no se percibe su presencia y, si funcionan mal, la operativa de la empresa se erosiona hasta dar lugar a serios problemas.
Sin embargo, a menudo desde la dirección de la compañía se subestima este papel esencial del software de gestión no prestando la debida atención a su elección o tras la misma no se persigue su adecuación al negocio y, en definitiva, se relega a tareas innecesarias o muy por debajo de su capacidad. En la sociedad actual de las comunicaciones infrautilizar una herramienta de estas características es tanto como subestimar el valor de las operaciones.
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de gestión empresarial que permite, entre otras cosas, contabilizar los hechos económicos que se producen en la empresa facilitando su registro y posterior administración.
Por regla general, el ERP es un sistema modular que integra los diversos orígenes de operaciones producidas en el entorno empresarial que dan lugar a la información contable.
Los distintos módulos que componen un ERP suelen ser: Gestión de Inventario, Gestión de Pedidos, Facturación, Cuentas a Cobrar, Cuentas a Pagar, Tesorería y Contabilidad General.
Cada uno de estos módulos funciona regulando las distintas operaciones de su área financiera, administrándolas y poniéndose en comunicación con el resto de los módulos hasta pasar a un área central de consolidación o contabilidad general.
Por ejemplo, en el módulo de compras se gestiona la adquisición de inventario; en el de inventario se gestiona la información relativa a ubicación, niveles de stocks y roturas. A partir de estos datos, el módulo de gestión de pedidos reserva el producto solicitado para el cliente y pasa las órdenes de producto al módulo de facturación donde se registran las ventas. Posteriormente, éstas se computan directamente en el módulo de contabilidad general e informan al módulo de cuentas a cobrar para gestionar el cobro de la mercancía entregada.
Gráficamente un ERP tendría esta estructura:
2005 ©Alfonso Pulido Velasco